Was wirklich benötigt wird

Die Erkenntnis von Antoine de Saint-Exupéry, dass „Vollkommenheit offensichtlich nicht dann entsteht, wenn man nichts mehr hinzuzufügen hat, sondern wenn man nichts mehr wegnehmen kann”, trifft auch auf die Anforderungsanalyse zu.

Anforderungen für ein neues IT-Vorhaben zu spezifizieren klingt zunächst eher trivial, bereitet aber in der Praxis immer wieder Schwierigkeiten. Fatalerweise treten Mängel in der Spezifikation oft erst gegen Projektende oder im Produktivbetrieb zu Tage und können letztlich den gesamten Projekterfolg in Frage stellen.

Die häufigsten Ursachen hierfür lassen sich in drei Punkten zusammenfassen:

• Zu viele Wünsche werden berücksichtigt, der Blick auf das Wesentliche geht verloren.
• Die Anforderungen werden zu ungenau formuliert, Aspekte vergessen oder irrtümlich als allgemein bekannt vorausgesetzt.
• Die Anforderungen unterstützen den Gesamtprozess nicht optimal, sie werden zu einseitig aus dem Blickwinkel nur eines Fachbereiches gestellt.

Wie man es besser macht

Um die genannten Fehler zu vermeiden und das IT-Vorhaben von Anfang an auf solide Beine zu stellen, ist es bei umfangreichen Vorhaben sinnvoll, zuerst einen genauen Blick auf die Geschäftsprozesse zu werfen. Einzig ihre Unterstützung ist die Aufgabe der IT, primär aus Ihnen lassen sich die Anforderungen ableiten.

Um Klarheit über die Geschäftsprozesse zu erlangen, müssen zunächst grundsätzliche Fragen beantwortet werden:

• Welche Geschäftsprozesse sind durch das IT-Vorhaben betroffen?
• Was soll am Ablauf dieser Geschäftsprozesse verändert oder verbessert werden?
• Welchen „Input” und „Output” haben die Geschäftsprozesse?
• Wie sehen die Schnittstellen zwischen den Prozessschritten aus?
• Welche Fachbereiche sind beteiligt?
• Wie sind die Verantwortungsbereiche definiert?
• Welche Abhängigkeiten gibt es zu anderen Geschäftsprozessen?

Liegen die Antworten zu diesen Fragen auf dem Tisch, fällt es leichter, sich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren. Im nächsten Schritt müssen dann die konkreten Anforderungen an das IT-Vorhaben eine Detailebene tiefer herunter gebrochen werden.

Klarheit über Geschäftsprozesse verschaffen

In der Praxis stellt sich jedoch immer wieder heraus, dass bereits auf der Ebene der Geschäftsprozesse vieles im Unklaren liegt.
Sei es,

• dass die Prozesse nicht ordentlich definiert sind,
• dass die Fachbereiche nur einen kleinen Ausschnitt kennen, wenig über die vor- und nachgelagerten Prozessschritte wissen und deshalb jeweils nur für sich optimieren,
• dass die Prozesse ganz anders gelebt werden, als sie definiert wurden, oder
• dass ein neuer Prozess erst am Entstehen ist, der noch nicht genau definiert wurde,

um nur einige Beispiele zu nennen.

Unter diesen Voraussetzungen können konkrete Anforderungen an eine Applikation erst abgeleitet werden, wenn Klarheit und Konsens auf der Prozessebene hergestellt wurde.

Warum mit Dynaware

Als unabhängige Systemberatung betreiben wir die Anforderungsanalyse nicht mit dem Ziel, Ihre Geschäftsabläufe in die Prozessvorlagen bestimmter Standardsoftware zu pressen, sondern wägen Vor- und Nachteile verschiedener Lösungsalternativen objektiv gegeneinander ab.

Andererseits nutzen wir unser IT-Insiderwissen, um Ihre Entscheidungsfindung frühzeitig in umsetzbare Bahnen zu lenken. Mit unserer Hilfe vermeiden Sie die Spezifikation unnötiger oder extravaganter Anforderungen, die Sie anschließend in der Realisierung teuer zu stehen kommen.

Darüber hinaus haben wir langjährige Branchenkenntnisse im Bereich Banken und Versicherungen, in der Hightech-Industrie, in der Prozessindustrie sowie in der Lager- und Produktionslogistik.

Bei uns finden Sie das für Anforderungsanalyse und Prozessdesign erforderliche Kompetenzspektrum, vom Verständnis für unternehmerische Strategien, über moderierende und vermittelnde Fähigkeiten, bis hin zu detaillierten IT-Kenntnissen.