Gute Ausschreibungen führen zu besseren Angebote

Wenn IT-Vorhaben extern vergeben werden, kann eine Ausschreibung die Ermittlung marktgerechter Konditionen und den Vergleich der angebotenen Leistungen erleichtern.

Was auf den ersten Blick einfach und bequem aussieht, stellt sich in der Praxis als anspruchsvolle Aufgabe dar. Die Qualität der Angebote und deren Vergleichbarkeit hängen stark von der Qualität der Ausschreibung ab.

Die fünf Phasen des Ausschreibungsprozesses

Eine Ausschreibung durchläuft chronologisch die folgenden fünf Phasen:

• Erstellen der Ausschreibungsunterlagen

  Für das Erstellen guter Ausschreibungsunterlagen sind neben einer vollständigen und unmissverständlichen Beschreibung der geforderten Leistungen und der möglichst genauen Quantifizierung zum Zwecke der Vergleichbarkeit folgende Fragen im Vorfeld zu klären:

  • Welche Vertragsart wird angestrebt, Werk- oder Dienstvertrag?
  • Sollen mehrere Lose ausgeschrieben werden oder möchte man alles aus einer Hand?
  • Werden Neben- bzw. Alternativangebote zugelassen?
  • Nach welche Kriterien erfolgt die Bewertung der Angebote?
  • Gibt es unverzichtbare Anforderungen, die ein Anbieter nachweislich erfüllen muss?
  • Wie sieht der zeitliche Rahmen für Ausschreibung, Realisierung und Abnahme aus?
• Vorselektion der Anbieter

  Um den Aufwand für die Auswertung der Angebote in einem vertretbaren Maß zu halten, wird die Anzahl der Bieter durch eine Vorselektion limitiert.

  Die Vorauswahl der Anbieter kann bereits bei der Anforderung der Ausschreibungsunterlagen erfolgen, indem ein Kurzprofil des Unternehmens (Verdingungsunterlagen) verlangt wird, wie es bei öffentlichen Ausschreibungen häufig der Fall ist.

• Klärung von Bieterfragen

  Bis zur Angebotsabgabe sollten Bieter die Möglichkeit geboten werden Fragen stellen können, die kurzfristig zu beantworten sind, wobei die Antwort u. U. dem gesamten Bieterkreis zugänglich zu machen ist.

• Angebotsprüfung und Bewertung

  Alle fristgerecht eingegangenen Angebote sind auf Plausibilität und Vollständigkeit zu prüfen und dann anhand eines gewichteten Bewertungsschemas auszuwerten. Alternativ- und Nebenangebote müssen eventuell gesondert bewertet werden.

  Dumpingangeboten sind mit Vorsicht zu genießen, da ein niedriger Einstandspreis gerne über Nachforderungen kompensiert wird.

• Vertragsverhandlungen und Vergabe

  Vor der endgültigen Vergabe kann mit den verbliebenen Kandidaten auf der „Short List” eine Firmen- und Produktpräsentation durchgeführt, vertragliche Rahmenbedingungen verhandelt und erste Projektpläne mit verbindlichen Meilensteinen ausgearbeitet werden.

Fallstricke vermeiden

In der Praxis treten einige Fallstricke immer wieder auf, die es zu vermeiden gilt:

• Stellen Sie sicher, dass der gesamte Leistungsumfang durch das Angebot abgedeckt ist. Mit Zusatzleistungen bei strittigen Punkten kann ein günstiges Angebot schnell teuer werden.
• Überzeugen sie sich von der technischen Leistungsfähigkeit des Anbieters. Kann der Anbieter nicht plausibel machen, dass er die geforderten Leistungen in der nötigen Qualität liefern kann, lassen Sie die Finger davon, auch wenn der Preis attraktiv ist.
• Vereinbaren Sie als Kostenbasis einen Rahmenvertrag für Zusatzleistungen.
• Wenn Sie Leistungen einkaufen, die einer späteren Wartung bedürfen, versichern Sie sich der wirtschaftlichen Solidität des Anbieters. Ein IT-System ohne Wartung kann schnell unbrauchbar werden.
• Nehmen Sie etwaige Bedenken des Anbieters bezüglich des Terminrahmens oder der Machbarkeit ernst. Wenn Sie den Anbieter zu Zugeständnissen drängen, die er nicht halten kann, wird das Projekt am Ende für beide Seiten ein Misserfolg.
• Überprüfen Sie bei der Abnahme der erbrachten Leistungen, dass alle Zusagen aus dem Angebot auch eingehalten wurden.

Wir kennen beide Seiten, nutzen Sie unsere Erfahrung

Aufgrund unserer Erfahrung als Ausschreibender und als Anbieter sind wir in der Lage, aussagekräftige Ausschreibungsunterlagen zu erstellen und Angebote zu beurteilen. Da wir selbst komplexe Projekte umsetzen, haben wir eine realistische Vorstellung der zu erwartenden Konditionen, um die Plausibilität zu prüfen und unseriöse Angebote auszufiltern.

Als unabhängige Systemberatung sind wir keinen Anbieterinteressen verpflichtet, sondern können die Erfolgschancen neutral bewerten. Um unsere Unabhängigkeit zu bewahren, nehmen wir grundsätzlich nicht an Ausschreibungen teil, die wir begleiten.

Auch wenn bei Ausschreibungen vieles zu beachten ist, bleibt der Aufwand und zeitliche Vorlauf durch den Einsatz bewährter Vorgehensmodelle mit entsprechenden Templates begrenzt.